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Zehn Tipps für die Erstellung kundenfreundlicher Schulungsunterlagen

VON MICHAL VITKOVSKY meist gelesen

Bleibenden Eindruck hinterlassen

Fürth, 04. Oktober 2011 Das Seminar ist Wochen her, endlich kommt das erworbene Wissen zum Einsatz. Doch - wie war das noch mal? Beim Blick in die Schulungsunterlagen stellen Teilnehmer immer wieder fest, dass alles, was im Seminar völlig klar erschien, ohne begleitenden Vortrag nutzlos ist. "Viele Seminarleiter konzentrieren sich auf eine abwechslungsreiche Präsentation und einen mitreißenden Vortrag", erläutert Dr. Markus Nickl, Geschäftsführer der doctima GmbH. "Die Unterlagen dienen oft nur als Gliederung und für Notizen. Dabei bilden sie die wichtigste Erinnerungsstütze für die Seminarteilnehmer, weil sie auch nach Monaten noch zur Hand sind."

Die doctima GmbH verfügt über langjährige Erfahrung im Seminarbereich und bei der Optimierung von Texten. Die Sprachexperten haben für Trainer und Seminarleiter folgende nützlichen Tipps, wie sie ihre Unterlagen effizient und verständlich gestalten:

1. Gründliche Vorbereitung

Schulungsunterlagen richten sich - genau wie das dazugehörige Seminar - immer an eine bestimmte Zielgruppe und verfolgen ein Ziel. Machen Sie sich bewusst, über welches Vorwissen Ihre Teilnehmer verfügen, welche Erwartungen Ihre Zielgruppe hat und welches Ergebnis Sie erreichen wollen. Nutzen Sie diese Vorüberlegungen zur Orientierung beim Erstellen der Unterlagen und zur Kontrolle.

2. Von der Ideensammlung zum Seminarinhalt

Sammeln Sie alle Informationen rund um Ihr Seminarthema. Wählen Sie die Punkte aus, die Sie im Seminar weitergeben möchten, und ordnen und markieren Sie die Punkte nach Wichtigkeit: Was ist essenziell und was kann von den Teilnehmern auch nach dem Seminar gelesen werden? Strukturieren Sie die Punkte logisch, und überlegen Sie, wo Platz für weiterführende Informationen bleibt.

3. Mut zur Lücke

Im nächsten Schritt heißt es: aussortieren. Betrachten Sie Ihren gegliederten Inhalt. Ist die Liste sehr lang, laufen Sie Gefahr, den Rahmen Ihres Seminars zu sprengen. Erscheint selbst Ihnen die Gliederung komplex, werden viele Teilnehmer den Faden verlieren. Kürzen Sie den Seminarinhalt so, dass Sie die Inhalte locker vermitteln und dennoch genügend Zeit für entspannt ablaufende, praktische Übungen haben.

4. Kurz und knackig

Ihre Unterlagen sollen kein Abdruck des gesamten Vortrags sein. Fassen Sie das Wichtigste in kurzen Sätzen oder Stichpunkten zusammen. Manchmal genügt die Überschrift und ein Wort oder Bild. Wichtig ist, dass Inhalt und Hauptargumente auch nach Wochen mühelos nachvollziehbar sind. Absolut tabu: Übernehmen Sie keinesfalls komplett den Text Ihrer PowerPoint-Präsentation oder drucken gar die Folien als Skript aus. Das wirkt unprofessionell und wertet Ihr Seminar ab.

5. Der richtige Aufbau

Die bisher gesammelten Fakten bilden den Hauptteil Ihrer Seminarunterlagen. Ergänzen Sie diese durch eine Einleitung mit aussagekräftiger Überschrift, die Sie selbst und Thema, Gliederung und Methoden des Seminars vorstellt. Beenden Sie Ihre Unterlagen mit einer kurzen Zusammenfassung, nennen Sie Ansprechpartner oder weiterführende Literatur zum Thema. Ein Dank für die Teilnahme und Gruß schließen die Unterlagen auf sympathische und persönliche Weise ab.

6. Übersichtlich gestaltet

Setzen Sie die klare Gliederung Ihres Seminars auch optisch um. Übersichtliche Seiten mit Seitenzahlen, gut lesbaren Schriftgrößen und -farben erleichtern den Teilnehmern während des Seminars die Orientierung. Wählen Sie DIN A4 als Format, damit genug Platz für eigene Notizen bleibt. So finden sich Ihre Zuhörer auch Wochen später noch gut in den Unterlagen zurecht. Eine durchdachte optische Gestaltung unterstreicht außerdem die Qualität Ihres gesamten Seminars.

7. Bunte Bilder

Bilder und Grafiken veranschaulichen komplexe Sachverhalte, bringen Abwechslung in die Unterlagen und werten sie optisch auf. Überlegen Sie sich, wo eine Grafik langwierige Erklärung ersetzt und welche Bilder Zusatzinformationen enthalten. Reine Stimmungsbilder eignen sich bestenfalls für das Deckblatt.

8. Klare Linie

Entwerfen Sie eine einheitliche Vorlage für Schulungsunterlagen, um diese in Zukunft schneller und bequemer zu erstellen. Achten Sie dabei auch auf das Corporate Design. Passen Sie Schriftarten und Farben dem Unternehmensstandard an. Platzieren Sie Ihr Logo gut sichtbar auf der Titelseite und dezent in Fuß- oder Kopfzeile. Gibt es im Unternehmen Sprachregelungen? Berücksichtigen Sie dies in Ihren Unterlagen und sorgen so zusätzlich für ein einheitliches Bild nach außen.

9. Praktische Hilfen für den Alltag

Bauen Sie in Ihre Unterlagen immer wieder nützliche Informationen für die Praxis mit ein. Dazu gehören Tipps, wie die Seminarteilnehmer typische Fehler erkennen und vermeiden oder Checklisten für das nächste Projekt. Damit stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer Ihre Unterlagen auch nach dem Seminar immer wieder verwenden - und dass Sie positiv im Gedächtnis bleiben.

10. Testen Sie die Unterlagen an Kollegen

Legen Sie Ihre Unterlagen am besten fachfremden Kollegen zur Überprüfung vor. Wenn diese allein anhand des Textes verstehen, worum es in Ihrem Seminar geht, verstehen es die Teilnehmer ebenfalls. Wenn die Kollegen auch noch erkennen, an welche Zielgruppe sich Ihr Seminar richtet, können Sie Ihre Unterlagen beruhigt für den Druck freigeben - und weiter an Ihrem Vortrag feilen.

Für Fragen zum Beratungsangebot von doctima steht Markus Kraus telefonisch unter 0911 975670-0 oder per E-Mail an markus.kraus(at)doctima.de zur Verfügung.

Die doctima GmbH, Fürth, unterstützt Unternehmen und Institutionen bei der effizienten zielgruppengerechten Kommunikation. Zielgruppengerechte Kommunikation und konsequente Straffung der redaktionellen Prozesse senken nachweislich Kosten und stärken die Kundenbindung. Um das zu erreichen, erarbeitet doctima für spezifische Aufgabenstellungen individuelle Lösungen. Nach eingehender Analyse optimiert und erstellt doctima für ihre Kunden komplexe Texte und gestaltet Redaktionsprozesse je nach den gesetzten Zielvorgaben. Dabei setzt doctima auf erprobte linguistische Methodik. Eine durchgängige Verständlichkeit und Einheitlichkeit der Kommunikation wird damit sichergestellt. Zu den Kunden von doctima zählen unter anderem namhafte Unternehmen aus den Branchen Informationstechnologie, Medizintechnik, Maschinenbau und Automatisierungstechnik sowie zahlreiche Krankenkassen, Versicherungen und Behörden. Weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie unter  www.doctima.de .


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Autor:
[M/V]


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Artikel vom 04.10.2011


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