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Umsatzsteuer-Chaos bei Reisekostenabrechnungen rechtlich managen

VON DR. ALFRIED GROßE meist gelesen

Essen, 17. Dezember 2010***** Das von der neuen Bundesregierung angerichtete Umsatzsteuer-Chaos beschäftigt derzeit sowohl die Reisekosten-Abrechnungsstellen in den Unternehmen wie auch die Reisenden selbst. Hintergrund des ganzen Chaos ist der Umstand, dass seit Anfang dieses Jahres für Hotelübernachtungen ein Mehrwertsteuersatz von 7% gilt, das Frühstück, Internet- und Telefonnutzung oder die Minibar aber weiterhin mit 19% versteuert werden. Wenn das Hotel diese Leistungen einzeln berechnet, muss es die Kosten in der Hotelrechnung separat vom Übernachtungspreis (7%) mit dem Mehrwertsteuersatz von 19% ausweisen. Das sorgte für Verwirrung bei den Reisekostenabrechnungen. Daraufhin hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben (Az. VI D 2 - S 7210/07/10003, IV C 5 - S 2353/09/10008) die Behandlung der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze bei der Reisekostenabrechnung konkretisiert. Um das Umsatzsteuer-Chaos rechts sicher zu managen rät Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen:

Tipp 1: Die separaten Leistungen des Hotels, die nicht unmittelbar der Übernachtung dienen, darf man auf der Hotelrechnung zu einem Sammelposten zusammenfassen lassen, z.B. als Business-Package oder als Servicepauschale. Diese Extraleistungen kann man sich auch als Pauschale in Höhe von 20% der Hotelrechnung ausweisen lassen. Separate Leistungen des Hotels sind etwa: Frühstück, Internetnutzung, Telefon, Reinigung, Bügel-, Schuhputzservice, Shuttle-Service zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft, Gepäcktransport außerhalb des Hotels, Überlassung von Fitnessgeräten, Parkplatz.

Tipp 2: Ist auf der Hotelrechnung z.B. ein Business-Package ausgewiesen, muss der Arbeitgeber lediglich den geldwerten Vorteil für das Frühstück mit 4,80 EUR versteuern. Alle übrigen Bestandteile des Paketes darf er, wenn die Kosten nicht völlig überhöht sind, weiterhin lohnsteuerfrei erstatten. Führt das Hotel das Frühstück hingegen gesondert in der Rechnung auf, gilt diese Pauschalregelung nicht und der Mitarbeiter muss sein Frühstück komplett selbst bezahlen.

Tipp 3: Mann sollte schon bei der Hotelbuchung darauf achten, dass die Übernachtungskosten pauschal abgerechnet werden. Viele Hotelanbieter - auch im Internet - stellen sich sukzessive auf die neue Abrechnungspraxis ein.

Tipp 4: Als Alternative zur 4,80 EUR-Regelung bucht der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück. In diesem Fall kann für das Frühstück ein sogenannter Sachbezugswert von 1,57 EUR veranschlagt werden. Das heißt: Dem Mitarbeiter werden für das Frühstück (es darf nicht mehr als 40,00 EUR kosten) bei der Spesenerstattung pauschal 1,57 EUR abgezogen bzw. als geldwerter Vorteil lohnversteuert. Die darüber hinaus gehenden Kosten erstattet ihm der Arbeitgeber steuerfrei. Diese Möglichkeit ist sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber steuerlich am günstigsten. Mitarbeiter können das Hotel auch selbst buchen, wenn deren Geschäftsreisen dienst- oder arbeitsrechtlich geregelt sind, z.B. in ihrem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.

Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Heute zählt Roland Franz & Partner mit seinen ca. 40 Mitarbeitern zu den großen Steuerberatungspraxen in Essen.

Von diesem Standort werden Mandanten inner- und außerhalb der Region gleichermaßen intensiv betreut.

Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.


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Autor:
[D/G]


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Artikel vom 17.12.2010


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